فصـــل یکم
الگوها
قالب‌بندی با شیوه‌ها
ویژگی سیوه اکسل مایکروسافت به شما امکان تخصیص دادن اسامی به ترکیبهای مشخصه‌های قالب‌بندی را می‌دهد. شما می‌توانید بعداً این مشخصه‌ها را با انتخاب نام آنها از یک فهرست انتخاب کنید. به این ترتیب در وقت شما برای کلیک کردن روی دکمه‌ها، باز کردن کادرهای محاوهای و انتخاب یک گزینه ، به خوبی صرفه‌جویی می‌شود. شیوه‌ها شما را در همخوانی و هماهنگی قالب‌بندی هم برای کاربرگها و هم در کتابچه‌های کار یاری می‌دهد. با به کار بردن شیوه‌ها، شما می‌توانید به آسانی مشخصه‌های قالب‌بندی بسیاری از خانه‌های کاربرگ را بطور یکجا تغییردهید:
هر کتابچه کار جدید دارای شش شیوه از پیش تعریف شده می‌باشد:
- Camma – فقط قالب‌بندی عدد با جاسازی ارقام هزارگان و دو نقطه اعشاری
- Camma[0] – فقط قالب‌بندی عدد ، با جداسازی ارقام هزارگان و روند کردن عدد به بزرگترین عدد صحیح
- Currency – فقط قالب‌بندی عدد ، با علامتهای پولی و جداساز ارقام هزارگان و دو نقطه اعشاری
- Currency(0) – فقط قالب‌بندی عدد، با علامتهای پولی و جداساز ارقام هزارگان و روند کردن عدد به نزدیکترین عدد صحیح.
- Normal- این شیوه شامل کلیه خصیصه‌های قالب‌بندی پیش فرض می‌باشد. به شکل 4-9 نگاه کنید.
- Percent- فقط قالب‌بندی عدد با قالب درصدی و بدون نقطه اعشاری.
- · تذکر: اگر یک فراپیوند در کتابچه کار خود به کار برده و از آن استفاده کرده‌اید دو شیوه دیگر Link و Hyperlink نیز در اختیارتان قرار داده می‌شود. برای کسب اطلاعات بیشتر در مودر فراپیوندها به «استفاده از فراپیوندها» نگاه کنید.
|
این شیوه‌های از پیش تعریف شده دارای مشخصه‌های یکسان روی هر کتابچه کار جدید که ایجاد می‌کنید می‌باشند ولی شما می‌توانید این مشخصه‌ها را در هر کتابچه کاری که می‌خواهید تغییر داده و شیوه مورد نظر خود را اعمال کنید. با ذخیره کردن یک کتابچه کار، کلیه تعریفهای شیوه برای کتابچه کار همراه با بقیه اطلاعات آن ، ذخیره می‌شوند.
ساختن فرمول‌های قالب‌بندی شرطی
اولین لیست بازشونده در کادر محاوره‌ای Formatting که در شکل 1-9 نشان داده شده است شامل گزینه Formula می‌باشد که برای وارد کردن فرمول‌های قالب‌بندی شرطی از آن استفاده می‌شود. شما می‌توانید فرمولها را برای انجام کارهایی مانند مشخص کردن تاریخ‌ها و انتخاب (پررنگ کردن) متن خاصی بکار ببرید. برای مثال ، یک خانه از کاربرگ یا دامنه‌ای را انتخاب کرده و Format ، Conditional Formatting را انتخاب نمایید. گزینه is Formula را از اولین کادر باز شده انتخاب کرده و سپس فرمول زیر را در سمت راست کارد ویرایش تایپ کنید:
= MOD(Row() , 2)=0
روی دکمه Format کلیک کنید و رنگی را تحت کلید Pattern انتخاب نموده ، و سپس روی Ok دوبار کلیک کنید تا دو کادر محاوره‌ای باز شده ، بسته شوند و قالب در کاربرگ مربوطه اعمال شود. فرمول Mod باعث به کار رفتن رنگ انتخابی شما در هر ردیف ، مطابق شکل زیر ، می‌شود.
شکل
با به کاربردن گزینه is Formula شما می‌توانید هر فرمولی را که باعث برقراری شرط منطقی True(1) یا False(0) می‌شود وارد سازید. برای مثال ، شما می‌توانید یک فرمول منطقی مانند =N4>Average($N$4:$N$37) که مراجع نسبی و مطلق در قالب‌بندی یک خانه را هنگامی که مقدار آن زیر مقدار متوسط ذکر شده است به کار ببرید . با به کار بردن مراجع نسبی در این وضعیت قالب‌بندی فرمولها به کار بردن یا کپی کردن آنها در هر خانه مانند فرمول‌های معمولی خانه اعمال و تنظیم می‌شود.
|
شما شیوه‌ها را انتخاب Format و Styles انتخاب می‌کنید. کادر محاوره‌ای Style در شکل 4-9 مشخصه‌های شیوه Normal را نشان می‌دهد.
شکل 4-9- شیوه از پیش تعریف شده Normal شامل پیش‌فرصهای کلیه مشخصه‌های قالب‌بندی می‌باشد.
شیوه‌ها دارای حداقل یک و حداکثر شش مشخصه می‌باشند. کلیه شیوه‌های از پیش تریف شده به جز Normal فقط دارای یک مشخصه ـ یک قالب عددی ـ می‌باشند. شیوه از پیش تعریف شده Normal برای همه خانه‌های کاربرگ در هر کتابچه کار جدید به کار می‌رود. لذا اگر مایلید که یک خانه کاربرگ دارای مجموعه استاندارد مشخصه‌های قالب‌بندی باشد، هیچ کاری نباید انجام دیهد. ولی ، اگر بخواهید مشخصه‌های پیش فرض کلیه خانه‌های یک کاربرگ را تغییر دهید می‌توانید یک یا همه مشخصه‌های شیوه Normal را تغییر دهید.
|
نکته : اضافه کردن لیست Style
اگر بطور مداوم از شیوه‌ها استفاده کنید می‌توانید لیست Style را به هر کدام از نوارهای ابزار که بخواهید اضافه کنید. برای انجام این کار، Viwe ، Toolbar ، Customize را انتخاب کرده، و تحت کلید Commands روی Category Format کلیک کرده و کادر Style (نه فرمان Style) را به نوار ابزار بکشید. علاوه بر توانایی اعمال شیوه‌ها ، شما در عین حال می‌توانید معین کنید که کدام شیوه در خانه منتخب کاربرگ اعمال شود( با انتخاب نامی که در کادر Style رویت می‌شود).
|
تعریف شیوه‌ها
هر شیوه‌ای را می‌توان به دو طریق تعریف کرد: با ارائه مثالی ازمشخصه‌های شیوه مور نظر با انتخابFormat ،Style و پرکردن کادر محاوره‌ای Style . پس از تعریف یک شیوه، شما می‌توانید این شیوه را در هر خانه‌ای از کاربرگ خود به کار ببرید. و نیز می‌توانید آن را روی کتابچه کار دیگر خود کپی نمایید.
مشخص کردن شیوه‌ها توسط یک نمومه
اگر مشخصه‌های قالب‌بندی را در خانه‌ای از یک کاربرگ یا دامنه‌ای از خانه‌های کاربرگ به کار برده‌ای که میلید بیشت راوقات این مشخصه‌ها برای خانه یا دامنه فوق به کار برده شوند می‌توانید از پروسیچر «شیوه ـ با ـ نمونه» برای قرار دادن این مشخصه‌ها در یک شیوه جدید استفاده کنید. برای مثال ، فرض کنید که خانه‌ای از کاربرگ را با ترازبندی از سمت راست با فونت Black Arial هیجده نقطه‌ای قالب بندی کرده‌اید. برای ایجاد یک شیوه جدید با این مشخصه‌ها ، به ترتیب زیر عمل کنید:
1- خانه‌ای از کاربرگ را که دارای قالب‌بندی مورد نظر است انتخاب کنید (در این مثال ، ترازبندی سمت راست و فونت Black Arial هیجده نقطه‌ای).
2- Format و Style را انتخاب کنید.
3- نامی مانند Style My را در کادر Name Style تایپ کنید.
4- گزینه‌های Number ، Border ، Patterns و Protection در قسمت Includes Sytle را پاک کنید و روی Ok کلیک نمایید. نام شیوه جدید در کادر محاوره‌ای Style رؤیت خواهد شد.
مطمئن‌ترین طریق ایجاد یک شیوه توسط تمونه، انتخاب فقط یک خانه کاربرگ ـ یعنی خانه‌ای که حاوی مشخصه‌هایی که می‌خواهد در شیوه جدید اعمال شوند است ـ می‌باشد.
5- روی Add کلیک کیند.
شیوه جدی شما در میان سایر شیوه‌های تعریف شده برای کاربرگ حاری قرار می‌گیرد. شما می‌توانید هر هنگام که بخواهید این شیوه (مشخصه‌ها) را از طریق انتخاب ان از لیست Name Style (یا از کادر Style در صورت اضافه کردن این شیوه به نوار ابزار) انتخاب و در کاربرگ خود به کار ببرید.
شکل 5-9- برای نمایش کادر محاوره‌ای Format Cells روی گزینه Modify در کادر محاوره‌ای Style کلیک کنید. اکسل تغییراتی را که در این قسمت وارد کنید در شیوه جاری اعمال خواهد کرد.
|
نکته : مشخص کردن شیوه‌ها با استفاده از نوار ابزار
شما می‌توانید به آسانی نیز یک شیوه را به صورت نمونه از طریق به کار بردن کادر Style در صورت اضافه کردن آن به نواز ابزار مشخص سازید. خانه‌ای از کاربرگ را با قالب مورد نظر انتخاب کنید و روی کادر Style کلیک نمایید و در آن نامی برای شیوه جددی خود تایپ نمایید. و سپس دکمه Enter را فشار دهید. شیوه سفارشی شما ذخیره شده و هم در کادر نوار ابزار Style و هم در کنار محاوهای Style ظاهر می‌شود. ( و نیز، یک شیوه را می‌توان با به کار بردن این پروسیجر تازه‌سازی کنید.)
|
تغییر شیوه :
مزیت اصلی به کار بردن شیوه‌ها این است که اگر عقیده‌تان درباره نحوه نمایش یک عنصر خاص درکاربرگ تغییر کرد، می‌توانید همه نمونه‌های آن عنصر را با تغییر دادن مشخصه‌ها در شیوه به یکباره درکاربرگ تغییر دهید. برای مثال اگر می‌خواهید شیوه قلم (فونت) خود را در شیوه Style My تغییر دهید ـ که درمثال فوق آن را به صورت Black Arial هیجده نقطه‌ای تنظیم کرده بودید ـ و آن را به یک فونت ایتالیک تبدیل کنید می‌توانید شیوه تازه را به ترتیب زیر برای Style My تعریف نمایید:
1- Format ، Style را انتخاب کنید.
2- شیوه مورد نظر ( در این مثال شیوه Style My ) را از لیست Name Style انتخاب کرده و سپس روی Modify برای باز شدن کادر محاوره‌ای Cells Format کلیک کنید.
3- گزینه‌های قالب مناسب را انتخاب نمایید ( در این مثال روی کلید Font کلیک کرده و گزینه Italic Bold را از فهرست Style Font انتخاب کنید.
4- روی Ok کلیک کنید تا به کادر محاوره‌ای Style برگشت داده شوید، سپس روی Ok کلیک کنید تا تغییرات داده شده در شیوه شما اعمال شود.
تحت‌الشعاع قرار دادن و ملغی کردن شیوه قبلی با تغییر مستقیم قالب‌بندی
شما می‌توانید ظاهر هر خانه‌ای یا دامنه‌ای از کاربرگ را در برگه کاری خود، اعم از اینکه شیوه‌ای را در آن اعمال کرده باشید یا نه، با انتخاب Cells,Format تغییر دهید. و نیز شما می‌توانید ظاهر هر خانه یا دامنه‌ای از کاربرگ را با به کار بردن دکمه‌های موجود در نوار ابزار قالب‌بندی تغییر دهید.
ادغام کردن شیوه‌ها از کتابچه‌های مختلف کار
برای یکدست کردن قالب‌بندی یک دسته از کاربرگها، می‌توانید این کاربرگها را در ی کتابچه کار قرار دهید. در صورتی که انجام این کار غیرعملی باشد می‌توانید برای یکدست بودن شیوه کاربرگ‌های خود، تعریف شیوه را بین کتابچه‌های کاری خود، کپی نمایید.
برای کپی کردن یک شیوه از یک کنابچه کاربر روی کتابچه کار دیگر ، به ترتیب زیر عمل کنید:
1- هر دو کتابچه کار منبع (کتابچه کاری که شیوه را از روی آن کپی خواهید کرد) و کتابچه کار مقصد (کتابچه کاری که شیوه را بر روی آن کپی خواهید کرد) را باز کنید.
2- روی کنابچه کار مقصد کلیک کنید تا کتابچه کار فعال گردد.
3- Style,Format را انتخاب کنید و روی Merge کلیک نمایید . اکسل فهرستی از کلید کنابچه‌های کار باز را مطابق شکل 6-9 نمایش خواهد داد.
4- نام کنابچه کاری را که می‌خواهید شیوه آن را کپی کنید انتخاب نموده و روی Ok کلیک کنید.
شکل 6-9 هنگام کپی کردن شیوه‌ها از یک کتابچه کار بر روی کتابچه کار دیگر، اکسل فهرستی از کلیه کنابچه‌های کار باز دیگر را نمایش می‌دهد.
|
هشدار : اگر شیوه مورد نظر در کتابچه کار منبع به همان نام شیوه موجود در کتابچه کار مقصد باشد، کادری باز شده و به شما هشدار می‌دهد که آیا می‌خواهید شیوه‌هایی را که دارای یک نام می‌باشند در هم ادغام کنید. این هشدار، صرف نظر از تعداد نامهای دوبله شیوه‌ها ، فقط یک بار به شما داده می‌شود و در صورتی که گزینه Yes را در این کادر انتخاب کنید شیوه‌های موجود در کتابچه کار منبع، شیوه‌های موجود در کتابچه کار مقصد را تحت‌الشعاع قرار داده و آنها را ملغی کرده و شیوه‌های موجود در کتابچه کار منبع را جایگزین آنها می‌سازد.
|
حذف شیوه
برای حذف تعریف یک شیوه، Format ، Style را انتخاب کرده و از فهرست Name Style شیوه مورد نظر را انتخاب نمایید و سپس روی Delete کلیک کنید. هر خانه‌ای از کاربرگ که شیوه آن حذف شود به قالب پیش‌فرض Normal قالب‌بندی خواهد شد. (البته شیوه Normal را نمی‌توانید حذف کنید). ولی هر خانه‌ای از کاربرگ که با یک شیوه حذف شده قالب‌بندی شده بود و سپس بطور مستقیم قالب‌بندی گردید با به کار بردن Format ، Cells کلیه مشخصه‌های قالب‌بندی شده مستقیم در آن اعمال می‌شود.
فصــل دوم
Import
وارد کردن و فرستادن پروندهها
خوشبختانیه در اکسل ماکروسافت می‌توان از داده‌های متناسب که در بسیاری از برنامه‌های کاربردی دیگر ساخته شده‌اند، استفاده کرد. و نیز، اکسل واردکردن داده‌ها از پرونده‌های متنی را ممکن ساخده و به کاربر کمک می‌کند تا این داده‌ها را در ستونهای کاربرگ قرار داد.
|
● تذکر: مطالب بسیاری در باره وارد کردن پرونده داده‌ها از برنامه‌های دیگر به اکسل یا فرستادن اطلاعات از پرونده‌های اکسل به برنامه‌های دیگر نوشته شده است. چنانچه به اطلاعات بیشتری درباره چگونگی تبدیل مانند انتقال صدها پرونده‌های تولید شده تحت ماکروهای Lotus به اکسل نیاز دارید ، به Kit Resource Office مایکروسافت قابل دسترس در Press Microsoft رجوع کنید.
|
استفاده از فرامین open و As Save برای وارد کردن و صدور پروندهها
برای وارد کردن پرونده‌ای از یک برنامه کاربردی دیگر یا از یک نسخه قبلی اکسل ، File و Open را انتخاب کنید ( یا روی دکمه Open در نوار ابزار Standard کلیک نمایید) و پرونده‌ای را که می‌خواهید داده‌ها را از آن به اکسل وارد کنید، از لیست پروند‌ها در کادر محاوره‌ای Open انتخاب نمایید. از فهرست باز شده Type of File در پایی کادر محاوره‌ای Open که در شکل 32-2 نمایش داده شده استفاده کنید. با انتخاب یک نوع پرونده، در کادر محاوره‌ای Open فقط پرونده‌هایی که از این نوع می‌باشند ، در فهرست ارائه می‌شوند. بخاطر بسپارید که درج پسوند نام پرونده برای وارد کردن یک پرونده الزامی نیست ، زیرا اکسل خود نوع پرونده را با بررسی محتویات آن ، مشخص می‌سازد و نام پرونده و پسوندی را که درج می‌کنید، برای تعیین نوع پرونده نادیده می‌گیرد.
شکل 32-2-از فهرست Fill of Type باری مشخص کردن پرونده‌های ساخته شده در یک برنامه کاربردی خاص استفاده کنید.
برای فرستادن یک پرونده از اکسل به یک برنامه کاربردی دیگر یا به یک نسخه قبلی از اکسل ، File و As Save را انتخاب کنید. سپس برنامه‌کاربردی را که می‌خواهید پرونده را برای آن ارسال کنید از لیست بازشونده Type As Save انتخاب کنید.
این لیست شبیه لیست ارائه شده Type of File است که در شکل 32-2 نشان داده شد. با این تفاوت که در این لیست فرمتهای بیشتری برای پرونده وجود دارد که می‌توانید پرونده خود را تحت یکی از آنها ذخیره کنید. برای مثال: درحالی که در کادر محاوره‌ای Open در لیست فرمت Lotus فقط « Lotus 1,2,3,Fills» وجود دارد، شما در لیست Type of File می‌توانید یک پرونده اکسل را به فرمتهای مختلف 1,2,3 Lotus منجمله FM3,WK3,WK1,WKS و WK4 دخیره نمایید.
XML چیست؟
یکی از انواع پرونده که در لیست هر دو فهرست Open و As Save قرار دارد، پرونده به نوع XML (Language Markup Extensible) می‌باشد. XML برای تفسیر «داده‌های ساختاری » عمدتاً برای استفاده از این پروندهها در وب ایجاد شده است. چنانچه بخواهید محتویات یک کاربرگ را در وب یا در ایتنرانت محلی خود منتشر سازید، باید XML را که مطالب مربوط به آن را به خوبی بیاموزید.
وارد کردن و صادر کردن پرونده‌های متنی (Import & Export Text)
برای وارد کردن یک پرونده اکسل از نسخه قبلی آن یا از یک برنامه کاربردی دیگر به صورت یک پرونده متنی ، File و As Save را انتخاب کنید و یکی از هشت فرمت متن موجود در لیست As Save را انتخاب نمایید. برای همه این فرمتها، اکسل فقط کاربرگ جاری را ذخیره می‌کند. شماره قالب‌بندی حفظ می‌شود و بقیه قالب‌بندی‌ها حذف می‌شوند.
■ Formatted Text (Space Dellmited) (*.PRN) – تحت این فرمت پرونده‌ای ساخته می‌شود که همترازی ستونها با قرار دادن فاصله حفظ می‌شود. از این نوع پروندهها می‌توانید هنگام برقرای ارتباط از طریق مودم با گیرنده‌ای که سیستم او فاقد اکسل است استفاده کنید.
■ Text (Tab Dellmited)(*TXT) – تحت این فرمت خانه‌های (Cells) هر ردیف با کارکتر Tab از یکدیگر جدا می‌شوند. در هر خانه کاربرگ که در آن یک کاماوجود داشته باشد، متن در بین علامت گوتیشن قرار می‌گیرد.
Unicode Text (*.TXT) ■ (متن یک کدی) – این یک فرمت متن استاندارد جهانی است که هر کاراکتر در ان به صورت یک شماره منحصر به فرد ذخیره می‌شود ؛ Unicode برای هر کاراکتر به هر زبانی و روی هر محیط کامپیوتری یک عدد تعریف می‌کند.
■ CVS(Comma Deimited)(*.CVS) – تحت این فرمت خانه‌های (Cells) هر ردیف با کاما از یکدیگر جدا می‌شوند. پرونده‌های متنی که برای جداسازی خانه‌های کاربرگ در ان از کاما استفاده می‌شود نسبت به متن‌هایی که خانه‌های کاربرگ در آنها با Tab از یکدیگر جدا می‌شوند برای وارد کردن به برنامه‌های مدیریتی پایگاه‌های داده ارجحیت دارند (بسیاری از این برنامه‌های مدیریت پایگاه‌های داده می‌توانند پرونده‌های متنی را پذیرا باشند، ولی در بعضی از آنها فقط می‌توان پرونده‌هایی به فرمت CVS را قرار داد. و نیز در بسیاری از برنامه‌های واژه‌پرداز می‌توان از پرونده‌های CVS . برای ذخیره کردن اطلاعات برای عملیات ادغام پستی استفاده کرد(.
■ Text (Machintosh) (*.TXT) – گزینه‌های مکیناش ، مجموعه کاراکتر مکینتاش را به کار می‌برند، بنابرااین در صورتی که می‌خواهید پرونده خود را به یک برنامه کاربردی مکینتاش انتقال دهید، از این فرمت استفاده کنید.
■ Text ( MS-DOD) (*.TXT) – در گزینه‌های عادی Text و CVS . از مجموعه کاراکتر ANSI استفاه می‌شود. اگر می‌خواهید پرونده متنی خود ار به یک برنامه کاربردی مبتنی بر ویندوز مثل Microsoft Word برای ویندوز وارد کنید، یکی از این گزینه‌ها را انتخاب نمایید.
■ CVS (Machinlosh) (*.CVS) – تفاوت بین انواع هر نوع پرونده عادی ، مکینتاش و MS-DOS فقط بسته به کاراکترهایی است که خارج از محدوده عادی 7 بیتی ASCII قرار دارند.
■ CVS (MS-Dos) (*. CVS) – در گزینه‌های MS-DOS از مجموعه گسترش داده شده کارکتر IBM PC استفاده می‌شود( به این نوع متن ، متن OEM نیز اطلاق می‌شود). در صورتی که می‌خواهید پرونده تمنی خود را به یک برنامه کاربردی که مبتنی بر ویندوز نمی‌باشد، وارد کنید، یکی از این گزینه‌ها را انتخاب نمایید.
|
تذکر : در اکسل 2003 و اکسل 2002 و 2000 و اکسل 97 از فرمت پرونده‌ای استفاده می‌شود که در نسخه‌های قبلی اکسل وجود نداشته است. ولی برای صدور کتابچه‌های کار تحت اکسل 97/2000/2002 به نسخه‌های قدیمی‌تر اکسل فرمان As Save را به کار ببرید.
در صورتی که معمولاً با کاربران اکسل 5 و 7 پرونده‌های خود را به اشتراک می‌گذارید ، شاید بخواهید که از مزایای فرمت Microsoft Excel 97- Excel 2003 and 5.0/97 Work Bood نیز برخوردار گردید. ادر صورت استفاده از این گزینه می‌توانید پرونده خود را به فرمتی ذخیره کنید که تحت فرمتهای این نسخه‌های اکسل قابل خواندن باشد.
|
